La Conservazione Sostitutiva è regolamentata dalla legge italiana ed ha come obiettivo quello di equiparare e sostituire i documenti cartacei con quelli elettronici, garantendone nel tempo la validità legale.
Questo Modulo consente di eliminare fisicamente i documenti cartacei e di conseguenza apporta benefici di risparmio economico e di riduzione dei tempi a tutte le aziende, ma in modo particolare a quelle caratterizzate da elevati volumi di documenti emessi e ricevuti.
I vantaggi della Conservazione Sostitutiva sono:
allineamento con la normativa
Attraverso la marca temporale e la firma digitale i documenti sono immutabili nel tempo e legalmente validi.
copia di backup
Il documento conservato è storicizzato sia nel database di archiviazione che nel file system.
procedura automatizzata di conservazione
Grazie ad un apposito programma di configurazione è possibile scegliere quale tipologia di documenti conservare.
ricerca del documento
Semplice ricerca del documento all’interno del Pillar Freeway® Document Server.
adeguamento organizzativo
Necessario adeguamento organizzativo e nomina di un Responsabile della Conservazione.
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